전기차 보조금 업무 프로세스 자동화

프로젝트 개요

사업체에서 폴스타에서 전기차 판매한 리스트를 제공하면 보조금 관련 안내, 신청, 관리를 대행하는 계약을 하여 전기차 보조금 대행 사업이 진행 되었습니다. 전달 받은 리스트로 전기차 보조금 안내문과 제출서류 양식을 첨부하여 안내 메일을 발송합니다. 개인, 법인, 공동명의, 개인 사업자에 161개의 지자체 서류의 경우의 수만큼 별도 양식을 저장하여 메일을 보내고 있었습니다. 담당자는 하루에 수백 건의 메일을 수동으로 보내다 보니 누락이 발생했고 메일을 발송하는데 업무 시간 대부분을 사용하여 다른 업무를 처리 할 수 없었습니다. 이러한 업무 프로세스를 개선 하기 위해 프로젝트를 기획 하였습니다.

프로젝트 구성

담당자의 의견을 최대한 반영한 내용은 다음과 같습니다.

• 메일의 내용이 구매자 유형에 맞게 작성 되어야 한다.
• 각 지자체에 맞는 서류를 안내 해야 한다.
• 메일에 공통으로 들어갈 문구와 안내문이 포함되어야 한다.

담당역할

이메일 서식 구현

Python에서 SMTP 활용하여 이메일을 보낼 때 사용되는 format은 HTML양식을 사용하기 때문에 양식에 맞춰 서식을 구성하였습니다. 발송 대상이 작성된 엑셀 파일을 읽어 고객, 지자체, 출고예정일에 대한 정보가 입력되게 설정하고 161개 지자체 별로 구비서류 서식을 별도 폴더에 만들어 해당 파일을 불러와 서식에 추가되게 관리하였습니다

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GUI 프로그램 제작

프로그래밍을 모르는 일반 사용자가 사용하는 점을 고려하여 발송대상 파일 업로드 > 전송될 메일의 수 확인 > 전송 방식의 GUI프로그램 제작하여 손쉽게 작동할 수 있게 하였습니다.

프로젝트 회고

해당 프로그램으로 개발 전에는 기존 담당자가 오전 내내 혹은 오후 시간 늦게 까지도 안내 메일을 발송하는 시간을 사용했었는데 해당 프로그램으로 10분만에 메일을 처리 할 수 있었습니다. 불편한 프로세스을 인지하고 개선이 필요하다면 효율적인 프로세스 개선 방안을 제시했습니다. 프로젝트를 진행하면서 프로세스가 개선되는 것을 경험 했고 담당자로부터 “고맙다. 덕분에 업무 처리가 수월해 졌다”는 말을 들었을 때 정말 뿌듯하고 보람찼습니다.